«Не дай вам бог жить в эпоху перемен» – гласит древняя китайская мудрость. И, пожалуй, с этим трудно не согласиться.

Реалии таковы, что у нас с вами все время что-то меняется. Из одного кризиса или «нового изменения» мы плавно перетекаем в другой.

А сейчас – карантин. Каждый день из разных каналов, чатов и новостных лет на нас обрушивается огромный поток информации. И вот мы с вами #сидимдома #остаемсядома #stayhome. Но сегодня я буду говорить не о карантине, а о том, как правильно воспользоваться «эпохой перемен».

Очевидно, что очень многие отрасли в ближайшее время станут трансформироваться. Текущий формат дистанционной работы, о которой многие мечтали, покажет владельцам бизнесов и руководителям новые возможности и форматы взаимодействия. Как и самим сотрудникам и исполнителям.

Недавно на FB наше профессиональное сообщество REPA объявило о создании базы фрилансеров — специалистов, которые уже оказывали такие услуги или только собираются попробовать себя в этом качестве. Это отличная идея!

Данная статья, надеюсь, будет очень полезна как опытным, так и начинающим фрилансерам в вопросах взаимодействия с заказчиками. А заказчикам поможет научиться более четко и правильно взаимодействовать с такой категорией исполнителей. Отличным показателем эффективности моей статьи будет желание присоединиться к этой базе и отправить ваши данные.

Мой совокупный опыт работы в сфере маркетинга и продаж – более 17 лет. И сегодня я готова поделиться своими опытом и знаниями с теми, кто решил попробовать свои силы в качестве Исполнителя, и с теми, кто хочет воспользоваться подобными услугами, – Заказчиками.

Вы – потенциальный фрилансер, или уже являетесь им в настоящем.

Ниже вы ознакомитесь с краткой инструкцией о том, как стоит организовать работу еще до встречи с потенциальным Заказчиком, какие вопросы нужно задать для составления брифа и на какие «подводные камни» в процессе сотрудничества стоит обратить внимание.

Если вы ранее не работали в качестве Исполнителя вне штата, то просто необходимо до встречи с Заказчиком проработать ряд важных вопросов. Ведь от успеха первых проектов будут зависеть ваши следующие заказы, а сарафанное радио еще никто не отменял. Итак:

1. Определите спектр услуг, который вы можете предложить, а также свои сильные стороны. Что у вас лучше получается – выполнение стратегических, креативных или операционно-тактических задач?
2. Решите для себя, сколько времени вы готовы потратить на решение тех или иных задач.
3. Оцените свою материально-техническую базу. Достаточно ли у вас ресурсов для выполнения потенциальных задач?
4. Также составьте список специалистов, которых вы можете привлечь для работы над проектом, если это потребуется.
5. Договорные отношения. Это будет договор ИП или договор ГПХ? Оформляйте ваш отношения официально!

Получив первый заказ, стоит внимательно отнестись к составлению или дополнению брифа или технического задания от Заказчика.
– Совместно с Заказчиком определите цель проекта и вашего участия в нем. Распишите подробно, какие задачи вам необходимо решить для достижения поставленной цели.
– Установите четкие временные рамки по всем этапам проекта, от сроков обсуждений промежуточных этапов до сроков сдачи работы в целом. Причем особое внимание уделите этапам согласования со стороны Заказчика: у них тоже должны быть конкретные сроки. Все это должно быть прописано в соглашении.
– Определите вместе с Заказчиком, каким должен стать финальный документ. Что необходимо предоставить – презентацию, отчет или доклад?  Можно сразу договориться об объеме документа. Чем подробнее будут прописаны рабочие задачи и формат итогового продукта, тем проще будет принять работу как непосредственно Заказчику от компании, так и его бухгалтерии и юридической службе.

Лайфхак    
Постарайтесь еще на этапе переговоров определить внутреннего Заказчика проекта. Это позволит узнать его ожидания от работы и скорректировать бриф в случае необходимости. Ведь в итоге принимать работу будет именно он.

Повторюсь, чем детальнее сформулируете документ, тем меньше будет разочарований и у заказчика, и у вас.

Вы сможете застраховать себя от смены задач в ходе проекта, смены ответственных лиц от Заказчика и даже от банальной смены настроения ?

Давайте разберем вышеизложенные рекомендации на конкретном примере создания сценария для видеоролика. Какую информацию вам необходимо указать в брифе?

1. О каком продукте будет идти речь в сценарии. Его сильные и слабые стороны.
2. Какую цель преследует Заказчик, кто целевая аудитория ролика?
3. В какой бюджет Заказчик хотел бы уложиться?
4. Какие каналы распространения использовать?
5. Сколько сценариев нужно предложить?
6. Каков объем? Нужен ли сразу режиссерский тритмент, например, или предполагаемыйбюджет производства?

Вроде бы все звучит просто –  «Создание сценария»; но нюансов может быть очень много.

Техническое задание или бриф необходимо подписать до начала работ. Это основной документ вашего соглашения с Заказчиком, на который и вы, и Заказчик будете опираться на всех этапах работы. К сожалению, стоит быть готовыми к тому, что не все Заказчики умеют правильно составлять бриф.  И, возможно, придется уделить этому больше времени, чем вы планировали изначально…

Я являюсь приглашенным преподавателем в ВШЭ на факультете «Департамент Интегрированных коммуникаций» с 2016 года. Так вот, каждый первый семестр посвящен кейсам – работе с брифами, причем как на стороне заказчика, так и на стороне исполнителя.  Четыре месяца полного погружения в работу с брифом! И все – для эффективности работы обеих сторон.

Исполнителя мы, по-моему, полностью подготовили к его новым проектам. Давайте поговорим еще о тех, кто будет вынужден отказаться от штатных сотрудников и обратиться к услугам аутсорса.

Для начала: в условиях сужения бизнеса оставайтесь честны и прямолинейны. Кризис завершится, а вот репутация останется с вами навсегда. Не стоит вводить Исполнителя в заблуждение и использовать чужой интеллектуальный труд. Даже с небольшими бюджетами можно найти компромиссные решения.

Как же работать с Исполнителями на аутсорсе? В целом, зная основные принципы, это не так уж и сложно:

1. Начните с главного: четко сформулируйте, что вам нужно от Исполнителя, и в какие сроки он должен предоставить результат работы. Если сложно сразу определить все задачи проекта и точные сроки его этапов – консультируйтесь с Исполнителем. Совместно вы сможете составить четкий план действий и подробный бриф.

Я заостряю на этом внимание, так как знаю, что функционал многих менеджеров по маркетингу/маркетологов часто очень широк: и коммуникации, и продукт, и аналитика. Исполнитель, специализирующийся на конкретном направлении работ, поможет вам составить более точное и грамотное техническое задание.

2. Назовите сумму. Это раздражающая, но справедливая фраза. Зная бюджет проекта, Исполнитель сможет оценить масштаб своих ресурсов и технической базы, а также понять, какого уровня продукт можно создать. Это касается не только обычных POSM, требующих производства, но и креативов, интерьеров офисов продаж, МОПов.

3. Определитесь с форматом взаимодействия. Возможно, в процессе проекта он трансформируется (такое тоже случается). Своевременно предупреждайте обо всех происходящих изменениях: Исполнители – тоже люди. Они должны понимать, когда им необходимо мобилизовать сторонние ресурсы, если по каким-то причинам у компании или проекта меняется видение, KPI и сроки. В это непростое время доверять друг другу и быть максимально прозрачным очень ценно.

Основное мое пожелание всем специалистам со стороны Заказчика: не бойтесь чего-то не знать, не бойтесь обращаться за помощью и консультацией к коллегам по цеху.

Абсолютно всем участникам рынка я хочу порекомендовать использовать время перемен с умом. Выстраивайте новые связи и взаимодействия, ловите быстро меняющиеся тренды и корректируйте как свою работу, так и свой продукт. А освобождающееся от рабочих дел время, возможно, даровано нам для себя, своих увлечений и осуществления давних мечт, для общения с близкими и любимыми. Эпоха перемен – это всегда шанс взглянуть на себя и мир вокруг по-новому. Не упустите его!

Еще раз про риски для Исполнителя:

1. В качестве тестового задания Заказчик может попросить предоставить подробную аналитику по интересующему его вопросу еще до заключения соглашения с вами, а потом использовать ее без вашего ведома. Избежать этой ловушки можно, готовя аналитику/медиаплан на примере абстрактных продуктов. Такой способ позволяет добросовестным Заказчикам оценить ваши возможности, логику тех или иных выводов и принять решение о сотрудничестве, а недобросовестным не даст возможности воспользоваться бесплатной рабочей силой.

2. В процессе работы над проектом могут меняться ваши KPI. Фиксируйте все сроки, заранее обговаривайте сумму вознаграждения, этапы сдачи работы и формат документа. Если все это было сделано на начальном этапе, то при смене приоритетов и/или появлении дополнительной нагрузки будет проще договориться об изменении условий контракта.
Не ленитесь формулировать любые договоренности в электронной почте в виде отчета, даже если обсуждали их устно.

3. Непонимание и разногласия по оплате/ее этапам.

Еще на начальном этапе, в процессе переговоров, определите этапы и даты перечисления вознаграждения за ваш труд. Не стоит откладывать этот вопрос «на потом». Оговорите и пропишите в договоре желаемый формат: нужен ли вам аванс, или вы готовы работать на постоплате. Как правило, оптимальным является разделение вознаграждения на авансовую часть и финальную, по факту сдачи работы.