Как правильно оформить с сотрудником «дистанционные» отношения

Сегодня  мы поговорим о том, что такое за «зверь» такой – «удаленка» или «дистанционная работа» с точки зрения Трудового кодекса, и с чем ее сегодня нужно «подавать к столу» кадровикам. Ведь в большинстве случаев просто так отправить сотрудника «работать из дома» уже не получится, необходимо правильно оформить с ним трудовые отношения.

Итак, с 1 января 2021 года внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части дистанционной (удаленной) работы (в ред. Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ). Правила дистанционной (удаленной) работы регламентирует глава 49.1 ТК РФ. По большей части вопросы о том, как все оформить документально, возникли в тот период, когда нас всех отправили на «карантин» из-за пандемии COVID19. Не представляете, какое жаркое время было тогда у кадровиков, и как нам приходилось в сложившейся ситуации выкручиваться, буквально на ходу что-то придумывая. Но сейчас, когда нам удалось

«Дистанционной (удаленной) работой (далее — дистанционная работа, выполнение трудовой функции дистанционно) является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.» (ст. 312.1 ТК РФ).  

Для того, чтобы оформить отношения с сотрудниками правильно, важно знать, что дистанционная (удаленная) работа предусматривает несколько видов:

1. постоянная дистанционная работа, когда с работником изначально, еще при приеме, заключен трудовой договор о дистанционной работе;
2. временная дистанционная работа, непрерывная в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору срока, НО не более шести месяцев;
3. смешанная/комбинированная работа — чередование периодов выполнения трудовой функции дистанционно и периодов выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте, причем ТК РФ не ограничивает сроки такого вида работы.

Ниже рассмотрим, какие особенности имеются у каждого из этих видов, чтобы понимать какой договор имеет смысл оформлять с тем или иным сотрудником.

Постоянная «удаленка»: все по-честному + компенсация

В этом случае между работодателем и работником заключается трудовой договор о дистанционной (удаленной работе) в письменной форме, причем в его условиях обязательно нужно указать, что работа будет выполняться дистанционно (удаленно), вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя. Т.е. сотруднику посещать  офис в принципе не надо, «работу работать»  можно из дома, или –  как любят говорить многие кадровики – «хоть на лавочке в парке», главное чтоб интернет был.

Но работодателю стоит учесть, что по 312.6 ТК РФ он обязан обеспечивать такого сотрудника всем необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. Не важно, закреплена ли эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет. При этом вместо работы на оборудовании работодателя, сотрудник может выполнять работу и на собственном оборудовании, используя свои программы и т.д., НО только с согласия работодателя. А вот последний в этом случае обязан компенсировать сотруднику все понесенные расходы: электричество, амортизацию оборудования, затраты на Интернет и проч. Размер компенсации определяется в локальном нормативном акте, коллективном договоре (если таковой имеется), трудовом договоре, либо дополнительном соглашении к трудовому договору.

Есть еще один важный момент, о котором следует помнить работодателю. Если трудовой договор о дистанционной (удаленной) работе также заключается дистанционно, т.е. путем обмена электронными документами, то работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить сотруднику бумажную копию договора. Но только в том случае, если работник подал работодателю заявление в письменном виде (статья 312.2 ТК РФ).

Трудовой договор (как и дополнительное соглашение к нему, либо договор о материальной ответственности, либо ученический договор) подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя и усиленной (квалифицированной и неквалифицированной) подписью работника.

Напомню, что при обмене остальными электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.). При этом при обмене электронными документами работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждения о получении документов в электронной форме.

Правила обмена такими документами, их форма, правила подтверждения получения документов обязательно нужно закрепить в трудовом договоре или в локальном нормативном акте (часть 2 статья 312.3 ТК РФ). Также нужно прописать в локальном нормативном акте или трудовом договоре, как сотрудник будет предоставлять работодателю выполненную работу.

По желанию сотрудника сведения о трудовой деятельности вносятся работодателем в его трудовую книжку. Но для этого придется предоставить ее, причем это можно сделать, просто отправив документ по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением тех случаев, когда, в соответствии с ТК, трудовая книжка на работника не ведется).

Режим работы и отдыха сотрудника стороны согласуют, причем этот момент следует прописать отдельным пунктом в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. В противном случае сотрудник имеет полное право режим работы и отдыха определять самостоятельно, учитываю свою загруженность. Думаю, не каждому работодателю это понравится. Также, в трудовом договоре определяется и учитывается в рабочее время, время взаимодействия работодателя и работника (телефонные звонки, видеоконференции и т.п.). Все виды отпусков, социальные гарантии и компенсации дистанционным (удаленным) работникам предоставляются в «обычном» режиме.

Таким образом, работодателю следует понимать, что переход на дистанционную работу не может являться основаниям для снижения заработной платы сотруднику, а, наоборот, накладывает на него самого некоторые дополнительные обязательства.

Временная «удаленка»: согласия не требуется

Локдаун с его ограничительными мерами вызвал бурю возмущения в бизнес-среде, но в статье  312.9 ТК РФ этот момент четко прописан: работодатель имеет право перевести сотрудников на временную дистанционную (удаленную) работу без их согласия в нескольких случаях.

Речь идет о таких форс-мажорных обстоятельствах как:

-катастрофы природного или техногенного характера;

— производственной аварии;

— пожара;

— наводнения;

-землетрясения;

— эпидемии или эпизоотии;

— любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей;

— принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.

С работником в данном случае не нужно подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору и спрашивать его согласие. Но необходимо принять локальный нормативный акт, в котором прописать условия, при которых работодатель имеет право самостоятельно перевести работника на дистанционную (удаленную) работу. По окончанию чрезвычайных ситуаций он должен предоставить сотруднику работу на прежних условиях, т.е. вернуть его в офис.

Комби-режим: «все ходы записаны»

При смешанном/комбинированном режиме работы между сторонами трудового договора заключается дополнительное соглашение, в котором прописывается время, дни недели (рабочие дни) нахождения работника в офисе, а также выполнение им трудовой функции дистанционно.

Кроме этого, в контракте следует дополнительно прописать еще одно основание для  расторжения трудового договора (помимо тех, которые предусмотрены в ТК РФ) — в случае не выхода сотрудника на связь с работодателем без уважительных причин более двух рабочих дней. Еще одно основание для увольнения «дистанционного» работника, которое следует включить в контракт – это смена сотрудника места жительства, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет).

Стоит помнить и о том, как правильно расстаться с сотрудником, которого приходится увольнять дистанционно. В случае, если ознакомление дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора, осуществляется в форме электронного документа, то работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня издания приказа направить сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа на бумажном носителе (часть 3 статьи 312.8 ТК РФ).

Таким образом, в дистанционной работе имеются как плюсы, так и минусы. Главное – выбрать наиболее подходящий для компании и сотрудников вариант, а также правильно оформить трудовые отношения.